Welke documenten heb je nodig na een overlijden?

In het kort

Altijd nodig
De akte van overlijden. Bijna elke instantie vraagt erom. Je krijgt hem van de gemeente, meestal via de uitvaartondernemer.
Soms nodig
Een verklaring van erfrecht. Die vraagt de bank bij een groter saldo en heb je nodig bij een woning of een uitkering aan de erfgenamen.
Met een executeur
Een verklaring van executele. Daarmee laat de executeur zien wat hij mag.
Voor de belasting
Een nabestaandenmachtiging. Daarmee regel je met je eigen DigiD de belastingzaken van de overledene.

Weet je niet of je een verklaring nodig hebt? Doe de erfrecht-check

Na een overlijden wil bijna iedereen een bewijsstuk zien: de bank, de verzekeraar, het pensioenfonds, de verhuurder. Dat zijn niet steeds dezelfde papieren. Dit artikel zet ze op een rij: wat elk document bewijst, wanneer je het nodig hebt en waar je het krijgt. Voor de uitleg per document linken we naar het artikel dat er dieper op ingaat.

De documenten op een rij

Document	Wat het bewijst	Waar je het krijgt
Akte van overlijden	Dat iemand is overleden, waar en wanneer	Gemeente waar het overlijden plaatsvond
Verklaring van erfrecht	Wie de erfgenamen zijn en wie namens hen mag handelen	Notaris
Verklaring van executele	Wie de executeur is en wat hij mag	Notaris
Boedelvolmacht	Dat één persoon namens alle erfgenamen mag optreden	Staat in de verklaring van erfrecht
Uitslag Centraal Testamentenregister	Of er een testament is en bij welke notaris	Meestal via de notaris
Nabestaandenmachtiging	Dat jij de belastingzaken van de overledene mag regelen	Belastingdienst, met je eigen DigiD

De akte van overlijden

Dit is het document dat je het vaakst nodig hebt. De gemeente waar het overlijden plaatsvond maakt de akte op. Meestal doet de uitvaartondernemer de aangifte en vraagt hij meteen een paar exemplaren voor je aan. Anders vraag je de akte zelf aan bij die gemeente.

Er bestaat ook een uittreksel uit de overlijdensregistratie. Dat is een kortere versie. Vraag een instantie welke variant zij willen voordat je er meerdere bestelt. Het verschil met de verklaring van erfrecht lees je in akte van overlijden en uittreksel: wat is wat.

Tip: bestel er meteen een paar. Veel instanties houden een exemplaar en nabestellen kost tijd.

De verklaring van erfrecht

Een verklaring van erfrecht laat zien wie de erfgenamen zijn en wie namens hen mag handelen. De notaris maakt hem op. Je hebt hem niet altijd nodig. Voor een kleiner saldo is vaak de akte van overlijden plus een formulier van de bank genoeg. Een verklaring van erfrecht vraagt men meestal bij:

een groter saldo bij de bank;
een woning of ander registergoed, want het Kadaster wil weten wie de nieuwe eigenaar is;
een uitkering die naar de erfgenamen gaat.

Lees wanneer je geen verklaring van erfrecht nodig hebt of doe de erfrecht-check. Per bank verschilt wanneer zij erom vragen; dat staat op bankzaken na een overlijden.

De verklaring van executele

Staat er in het testament een executeur, dan kan de notaris een verklaring van executele opmaken. Die gaat alleen over de bevoegdheid van de executeur en is vaak sneller klaar. Banken accepteren hem vaak voor de taken van de executeur zelf, zoals het betalen van de uitvaart en de schulden.

Gaat er geld naar de erfgenamen, zit er een woning in de nalatenschap of vraagt een instantie er uitdrukkelijk om, dan heb je toch een verklaring van erfrecht nodig. Lees het verschil tussen de twee en wat een executeur doet.

De boedelvolmacht

Zijn er meerdere erfgenamen, dan wil de bank meestal dat iedereen tekent. Met een boedelvolmacht machtigen de erfgenamen één persoon om namens hen op te treden. De volmacht wordt in de verklaring van erfrecht opgenomen. Lees wat een volmacht bij een verklaring van erfrecht is.

Het testament

Of er een testament is, staat in het Centraal Testamentenregister. Dat register zegt of er een testament is en bij welke notaris, niet wat erin staat. Na een overlijden kan iedereen het laten raadplegen met een bewijs van overlijden. In de praktijk doet de notaris dat als eerste. Een afschrift van het testament vraag je daarna op bij de notaris die het bewaart. Lees hoe het Centraal Testamentenregister werkt.

De nabestaandenmachtiging

Voor de belasting en de toeslagen van de overledene heb je een nabestaandenmachtiging. Daarmee log je in met je eigen DigiD via "Voor iemand anders". Gebruik nooit de DigiD van de overledene. Zo doe je ook de laatste aangifte inkomstenbelasting. Lees meer op belastingen en schulden na een overlijden.

Wat de notaris van je nodig heeft

Vraag je een verklaring van erfrecht aan, dan heeft de notaris in elk geval nodig:

de akte van overlijden;
de gegevens van de overledene en van de erfgenamen;
een geldig identiteitsbewijs van iedereen die tekent.

Speelt het, dan ook het testament of de naam van de notaris die het heeft, huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden, een samenlevingscontract, gegevens over kinderen uit een eerdere relatie en papieren over bewind, mentorschap of curatele. Het testament zelf hoef je niet op te zoeken en je hoeft ook niet uit te zoeken wie erfgenaam is: dat doet de notaris. De volledige lijst staat in welke documenten de notaris nodig heeft.

Wie vraagt wat?

Bank. De akte van overlijden om het overlijden te melden. Bij een groter saldo ook een verklaring van erfrecht of van executele. Zie bankzaken na een overlijden.
Verzekeraar. Staat er een begunstigde bij naam in de polis, dan meestal alleen de akte van overlijden en een bewijs van zijn identiteit. Gaat de uitkering naar de erfgenamen of naar de nalatenschap, dan in de regel ook een verklaring van erfrecht. Zie verzekeringen na een overlijden.
Pensioenfonds en uitkeringen. Voor een nabestaandenpensioen of een Anw-uitkering is de akte van overlijden vaak genoeg. Moet er geld naar de erfgenamen, zoals een nabetaling, dan soms meer. Zie pensioen en uitkeringen na een overlijden.
Kadaster. Bij een woning altijd een verklaring van erfrecht. Zie huis erven.
Abonnementen en lidmaatschappen. Meestal is de akte van overlijden genoeg.

Speelt er iets in een ander Europees land, dan kan een Europese erfrechtverklaring nodig zijn. Woont een erfgenaam in het buitenland, lees dan erfgenamen in het buitenland.

Handig om alvast te doen

Maak een lijst van de banken, verzekeraars en instanties waar iets loopt. Bel ze en vraag welke stukken zij willen. Dan weet je meteen hoeveel afschriften je nodig hebt en of een verklaring van erfrecht in jouw geval vereist is. Wie je allemaal moet laten weten, staat in wie moet je informeren na een overlijden. Wil je zien wat er voor jou verder speelt, doe dan de Overlijden-check.