Vergoeding voor je gevolmachtigde: wat spreek je af?
Wil je je gevolmachtigde betalen voor tijd of gemaakte kosten? Lees hoe je vergoeding, declaraties, grenzen en controle in je levenstestament afspreekt.
Kort antwoord
Je kunt in je levenstestament afspraken maken over het vergoeden van kosten en het belonen van je gevolmachtigde. Maak onderscheid tussen uitgaven voor jouw zaken en een vergoeding voor gewerkte tijd. Spreek vooraf af hoe bedragen worden berekend, welke grenzen gelden en wie declaraties controleert.
Leg de vergoeding schriftelijk vast. Benoem werkzaamheden, bewijsstukken en betaalmomenten. Laat iemand anders controleren wanneer de vertegenwoordiger geld aan zichzelf betaalt.
Wat is het verschil tussen kosten en beloning?
Kosten zijn bijvoorbeeld een treinkaartje voor een afspraak die voor jou wordt bijgewoond. Een beloning is een bedrag voor het werk zelf. De checklist van Notaris.nl noemt beide mogelijkheden als afzonderlijke keuzes.
Gebruik ook in de administratie twee aparte rubrieken. Dan is later zichtbaar waarom een betaling is gedaan. Een onduidelijke omschrijving als ‘hulp’ vertelt weinig over de uren of uitgaven waarop het bedrag berust.
Welke vergoedingsvorm past bij de taak?
| Vorm | Wat spreek je af? | Wat controleer je? |
|---|---|---|
| Alleen gemaakte kosten | Welke uitgaven worden terugbetaald? | Bonnen en verband met jouw belangen. |
| Bedrag per uur | Werkzaamheden, tarief en eventueel maximum. | Uren, taakomschrijving en toestemming voor meerwerk. |
| Vaste periodieke vergoeding | Inbegrepen taken en momenten van herziening. | Of werkzaamheden en vergoeding nog bij elkaar passen. |
De tabel beschrijft gesprekspunten en geen automatisch recht op betaling. Laat de notaris de afspraken afstemmen op de volmacht en eventuele aanvullende opdracht.
Welke werkzaamheden vallen eronder?
Benoem concreet of de vergoeding geldt voor administratie, afspraken bijwonen of andere werkzaamheden. Een bezoek als familielid is niet zonder meer hetzelfde als een gedeclareerde taak als gevolmachtigde.
Bespreek reistijd, spoedwerk en het inschakelen van derden. Spreek ook af wanneer een taak eindigt. Anders kan een vaste vergoeding blijven doorlopen terwijl de werkzaamheden zijn overgedragen.
Mag je gevolmachtigde de eigen vergoeding betalen?
Laat hiervoor duidelijke bevoegdheden en controle vastleggen. De ontvanger van een vergoeding heeft zelf een financieel belang. Bedenk daarom wie de declaratie beoordeelt als jij dat niet meer kunt.
Lees de uitleg over handelen met een eigen belang. Een afspraak over een bedrag beantwoordt niet vanzelf alle vragen over vertegenwoordiging en betaling.
Hoe maak je declaraties begrijpelijk?
Bewaar per declaratie de datum, werkzaamheden, tijd en bewijsstukken. Noteer wie akkoord gaf en welke betaling daarbij hoort. Gebruik geen afgeronde totaalbedragen zonder toelichting wanneer je juist een uurvergoeding hebt afgesproken.
Neem declaraties mee in rekening en verantwoording. Laat eventuele fiscale gevolgen van de concrete vergoeding apart beoordelen. Het woord onkostenvergoeding bewijst op zichzelf niet dat iedere betaling hetzelfde wordt behandeld.
Je volgende stap
Bespreek met je vertegenwoordiger welke taken tijd en geld kosten. Neem een voorstel voor vergoeding en declaratiecontrole mee naar de notaris.
Bronnen en achtergrond
Geraadpleegd op 11 oktober 2026.