Rekening en verantwoording door je gevolmachtigde

Een gevolmachtigde beheert andermans geld. Daar hoort verantwoording bij. Dat volgt al uit de opdracht die hij aanvaardt, maar in de praktijk gebeurt het alleen als je het opschrijft.

Waarom je dit niet aan de goede bedoelingen overlaat

De meeste gevolmachtigden doen hun werk zorgvuldig. Het probleem ontstaat achteraf. Na het overlijden willen de andere erfgenamen weten waar het geld is gebleven, en dan moet er over vijf of tien jaar administratie worden teruggezocht die nooit is bijgehouden. Bonnetjes zijn weg, contante opnames zijn niet toegelicht en de kasstroom is niet meer te reconstrueren.

Dan is er geen bewijs van misbruik, maar ook geen bewijs van het tegendeel. Precies in dat gat ontstaat familieruzie. Een gevolmachtigde die vanaf dag één verantwoording heeft afgelegd, staat er in zo'n gesprek heel anders in.

Wat je vastlegt in de akte

Aan wie. Zolang je wilsbekwaam bent, aan jou. Daarna aan de toezichthouder als je die hebt, en anders aan een met naam genoemde persoon of aan alle kinderen gezamenlijk. Zonder aanwijzing is het niet duidelijk wie recht heeft op inzage, en dat is vragen om discussie.

Hoe vaak. Jaarlijks is gebruikelijk. Bij een groot vermogen of een lopend schenkingsplan kan halfjaarlijks passender zijn.

In welke vorm. Een overzicht van bezittingen en schulden aan het begin en aan het einde van de periode, met daartussen de ontvangsten en uitgaven. Geen jaarrekening, wel iets waaruit een buitenstaander de beweging kan volgen.

Vanaf welk moment. Zet erin dat je gevolmachtigde bij het overnemen van het beheer een beginoverzicht maakt. Dat nulpunt is later goud waard.

Wat er met contant geld gebeurt. Dit is de meest voorkomende bron van verdenking. Spreek af dat contante opnames worden genoteerd met bedrag, datum en bestemming.

Wat de gevolmachtigde zelf moet doen

Houd het vermogen strikt gescheiden van je eigen geld. Betaal niets via je privérekening en verreken later niets. Bewaar bankafschriften, facturen en correspondentie. Leg beslissingen die afwijken van de gewone gang van zaken kort schriftelijk vast, met de reden.

Wil je een vergoeding voor je werk of wil je gemaakte kosten declareren, regel dat dan vooraf en laat het in de akte staan. Achteraf een vergoeding toekennen aan jezelf is zelfcontractering en dat wordt zelden goed uitgelegd.

Wat er gebeurt als er geen verantwoording is

Een belanghebbende kan verantwoording vorderen, zo nodig via de rechter. Bij de afwikkeling van de nalatenschap kan het ontbreken van administratie zwaar wegen: als niet duidelijk is waar geld is gebleven, kan de gevolmachtigde het risico dragen dat hij het niet kan verklaren.

Ook kan het reden zijn voor de kantonrechter om alsnog bewind in te stellen. Bij de beoordeling of iemand zich heeft gedragen als een behoorlijk handelend gevolmachtigde, is de administratie het eerste waar naar wordt gekeken.

Zie verantwoording daarom niet als wantrouwen. Het is de bescherming van degene die het werk doet.