Hoe werkt een online notaris? | NotarisVandaag

Ja, dat kan. Een akte die je online voorbereidt is precies zo rechtsgeldig als een akte die je na een gesprek op kantoor laat maken. Bepalend is dat het een notariële akte is en dat de notaris hem passeert. Hoe het voorwerk is gedaan verandert daar niets aan.

Wat wel verandert is hoe je bij dat moment aankomt. Bij ons beantwoord je de vragen zelf, thuis, op je eigen tempo. Daarna kom je één keer naar kantoor om te tekenen. Dat scheelt een dag vrij nemen en het scheelt geld.

Het vraagt ook iets van jou en dat is de eerlijke keerzijde: je maakt de keuzes zelf. Hieronder lees je hoe het stap voor stap gaat, wat er bij het tekenen gebeurt, waarom je de vragen echt zelf moet invullen en in welke situaties je dit beter niet online doet.

Zo gaat het bij ons

1. Je doorloopt het adviesgesprek online

Dat is geen invulformulier maar een gesprek op je scherm. Bij veel vragen krijg je uitleg: wat een keuze betekent, wat het gevolg ervan is en waar mensen zich meestal op verkijken. Bij de vraag of je partner medisch voor je mag beslissen zie je bijvoorbeeld per antwoord wat je daarmee wel en niet regelt.

Het is dus meer dan gegevens verzamelen. Het blijft wel schriftelijk en de keuzes zijn uiteindelijk van jou. De notaris toetst of ze aan de wettelijke eisen voldoen. Hij zit niet naast je om te wegen of ze bij jouw leven passen. Twijfel je daarover, dan is het fysieke adviesgesprek er juist voor.

2. Binnen 48 uur krijg je het concept

Op werkdagen. Je ontvangt een verslag van het adviesgesprek en de conceptakte per e-mail. Je leest het thuis rustig door en je kunt vragen stellen voordat je iets tekent.

3. Je komt naar kantoor om te tekenen

In Utrecht, één keer. Neem een geldig identiteitsbewijs mee. Welke stukken je verder nodig hebt hoor je bij het concept.

Er is ook een tweede route

Je kunt ook kiezen voor een fysiek adviesgesprek op kantoor. Dezelfde vragen komen aan bod maar dan aan tafel. Je komt dan twee keer: eerst voor het gesprek en later voor het tekenen. Het kost ook meer. Kies die route als je liever tegenover iemand zit of als je merkt dat je bij het invullen blijft haken.

Woon je in Utrecht en kun je niet reizen? Dan kan het fysieke adviesgesprek bij je thuis, in een zorginstelling of in het ziekenhuis. Daar wordt dan ook getekend. Woon je buiten Utrecht en kun je niet naar kantoor komen, dan kunnen wij je niet helpen. Een notaris bij jou in de buurt wel.

Tekenen met een volmacht kan bij ons niet. Je komt zelf of het gaat niet door.

Je betaalt nooit vooraf, ook niet gedeeltelijk. Gaat het om welke reden dan ook niet door, dan ben je geen geld kwijt.

Waarom je toch langskomt

Als alles online kan, waarom dan die rit naar Utrecht?

Omdat het tekenen geen formaliteit is. Aan tafel nemen we de akte met je door. We lezen hem niet voor, want dat hoeft niet en het helpt niemand. De wet vraagt de notaris iets anders: vóór het tekenen de zakelijke inhoud meedelen, die toelichten en zo nodig wijzen op de gevolgen (artikel 43 van de Wet op het notarisambt).

Dat is wat er aan tafel gebeurt. We vertellen wat er staat en wat het voor je betekent, met voorbeelden. Ook hoe je er in de praktijk mee omgaat: waar je het afschrift bewaart, wanneer je eraan moet denken en wat je gevolmachtigde straks moet doen.

Reken op dertig tot zestig minuten, afhankelijk van hoeveel aktes er liggen.

In veruit de meeste gevallen klopt alles en tekenen we gewoon. Soms komt er nog een correctie uit, bijvoorbeeld een geboortedatum die verkeerd staat. Heel af en toe blijkt aan tafel iets waardoor we niet tekenen. Daarover gaan de volgende twee stukken.

Wie de vragen invult, moet ook degene zijn die tekent

Dit is de belangrijkste regel van de hele werkwijze en tegelijk de meest onderschatte.

Je moet het adviesgesprek zelf doorlopen. Niet je dochter, niet je zoon en niet een vriend die goed is met dat soort dingen. Je verklaart dat ook aan het eind van het formulier: je hebt de aanvraag en het online adviesgesprek zelfstandig en zonder hulp van derden gedaan.

Daar zijn drie redenen voor en ze wegen alle drie even zwaar.

De wil moet van jou zijn

Een akte legt vast wat jij wilt. Antwoorden die iemand anders heeft ingevuld zijn diens uitleg van wat jij wilt. Dat kan afwijken zonder dat er iets kwaads in het spel is. Iemand die het goed bedoelt vult in wat hem logisch lijkt.

We moeten weten wie je bent

De notaris stelt vast wie je bent. Dat werkt niet als iemand anders het formulier op jouw naam heeft doorlopen.

Soms heeft de invuller er zelf belang bij

Bij een testament of een levenstestament is degene die het even regelt nogal eens dezelfde persoon die erin voorkomt. Dat hoeft niets te betekenen. Wij kunnen het verschil alleen niet zien en daarom accepteren we het niet.

Ontbreekt één van die drie, dan tekenen we niets.

Wat wel mag: het samen doen

Maken jullie samen een akte, bijvoorbeeld een samenlevingscontract, dan zijn jullie allebei aanvrager en geen derde. Jullie krijgen samen één formulier. De één mag de gegevens van de ander intikken zolang die ander erbij zit en het bevestigt. Samen achter één scherm is precies de bedoeling.

Wat niet mag: samen een e-mailadres

Jullie moeten allebei een eigen adres opgeven. Dat is geen administratieve regel. Het zorgt ervoor dat ieder zijn eigen concept krijgt en het los van de ander kan lezen, dus ook los van de ander kan aarzelen. En het legt vast dat er twee mensen hebben gekeken en niet één. Je krijgt op dat adres ook de herinnering voor je afspraak.

En als het toch is gebeurd?

Dat merken we meestal aan tafel. Aan iemand die zijn eigen antwoorden niet herkent, aan gegevens die niet kloppen of aan aarzeling bij een keuze die in het formulier heel stellig stond. Dat is deels ervaring en deels gevoel.

Dan tekenen we niet. Ook niet na een uitleg en ook niet als we het ter plekke samen zouden doornemen. Wat er dan wel gebeurt: je maakt een afspraak voor een fysiek adviesgesprek tegen het gewone tarief daarvoor. Er komt geen nieuwe tekenafspraak op de oude aanvraag. Vervelend, maar er is geen tussenweg. Omdat je nooit vooraf betaalt ben je in elk geval geen geld kwijt.

Weet je wat je tekent?

Voor elke notariële akte geldt dat je moet kunnen overzien wat je doet. Dat heet wilsbekwaamheid en de notaris moet daarvan overtuigd zijn. Zonder die overtuiging passeert hij de akte niet.

Bij ons begint die beoordeling eerder dan de meeste mensen denken. Niet aan tafel maar bij de eerste vragen van het formulier. Je geeft daar aan of één van deze situaties op je van toepassing is:

je vermogen staat onder bewind
je doet je administratie niet zelf
je verblijft in een zorginstelling
je woont niet zelfstandig
je hebt een aandoening die je beoordelingsvermogen kan beïnvloeden
je hebt instructies van iemand anders gekregen
het initiatief kwam van een ander
iemand helpt je met invullen

Is er ook maar één van toepassing, dan is de online route niet de juiste. Niet omdat je dan geen akte kunt maken, want dat kan bijna altijd wel. Het vraagt dan alleen om een gesprek met iemand tegenover je.

Aan tafel kijken we opnieuw

Bij iedereen. De meeste mensen merken daar niets van omdat het opgaat in het doornemen van de akte: kun je in eigen woorden navertellen wat je regelt en waarom?

Scherper gaan we kijken als iemand het gesprek telkens kwijtraakt, als antwoorden niet stroken met wat er in het formulier staat of als iemand niet kan navertellen wat er in de akte staat. Hoge leeftijd, een recente diagnose of medicatie zijn ook redenen om beter op te letten.

Let op wat dat wel en niet betekent. Beter opletten is niet hetzelfde als twijfelen. Verreweg de meeste mensen van tachtig weten uitstekend wat ze willen en die tekenen gewoon.

Het gesprek voer je alleen

Er zijn geen andere mensen bij. Kom je met je dochter, dan wacht zij buiten de kamer. Dat klinkt strenger dan het voelt. We leggen gewoon uit dat dit onze taak is en daar heeft iedereen begrip voor.

Het is ook precies waar het om draait. Je moet niet alleen kunnen overzien wat je tekent. Je moet het ook zelf willen, zonder iemand naast je die meekijkt. Bij een levenstestament weegt dat het zwaarst, want degene die je aanwijst als gevolmachtigde is daar vaak dezelfde persoon die met je meekomt.

Bij twijfel

Bij twijfel tekenen we niet en we leggen vast waarom. Dat is geen eindstation. Er bestaat een route naar een onafhankelijke arts die kan beoordelen of iemand de gevolgen kan overzien. Dat moet een arts zijn zonder behandelrelatie met jou. Je eigen huisarts of specialist mag zo'n oordeel niet geven en een arts van de instelling waar je verblijft evenmin.

De uiteindelijke beslissing blijft van de notaris, ook als er een arts aan te pas komt.

De beroepsorganisatie van notarissen, de KNB, heeft hiervoor een stappenplan gemaakt samen met onder andere Alzheimer Nederland. Wij werken daarmee.

Wanneer je dit beter niet online doet

Voor sommige mensen kan het simpelweg niet. Je moet goed Nederlands spreken, achttien jaar of ouder zijn, een geldig legitimatiebewijs en de Nederlandse nationaliteit hebben en in Nederland wonen en ingeschreven staan. Een briefadres telt niet.

Er is een tweede grens en die is belangrijker, omdat je hem zelf moet trekken:

Kun je de gevolgen van je keuzes niet volledig zelf overzien, dan is het online adviesgesprek niet de goede route.

Denk aan kinderen uit meerdere relaties waar een verdeling anders kan uitpakken dan je bedoelt. Aan een eigen bedrijf in je nalatenschap. Aan een koophuis waarin de één veel meer heeft ingelegd dan de ander. Aan een familie waar al spanning is en waar een akte later betwist kan worden. Aan een kind dat zorg nodig heeft, waarbij bewind of een uitsluitingsclausule speelt. Of aan een fiscaal ingewikkelde situatie waarin eerst gerekend moet worden.

Herken je je eigen situatie hier niet in maar twijfel je toch? Neem de regel hierboven dan letterlijk. Twijfel is zelf het signaal.

Waar je dan heen gaat: naar een notaris bij jou in de buurt. Dus niet naar ons fysieke adviesgesprek. Dat heeft een eerlijke reden en het is geen bescheidenheid. Wij kunnen heel Nederland niet fysiek bedienen en bij een ingewikkelde zaak ben je beter af bij iemand die dichtbij zit en je dossier blijft volgen.

Na het tekenen

Het origineel van je akte blijft bij de notaris. Jij krijgt een afschrift, digitaal of op papier of allebei.

Een testament wordt aangemeld bij het Centraal Testamentenregister en een levenstestament bij het Centraal Levenstestamentenregister. Daarin staat alleen dat er een akte is, bij welke notaris en van welke datum. Wat je hebt geregeld blijft geheim tot je overlijden of tot je gevolmachtigde de akte nodig heeft. Zo is je akte later te vinden, ook als niemand weet waar jij hem hebt opgeborgen.

Veelgestelde vragen

Is een online geregelde akte net zo rechtsgeldig?

Ja. Bepalend is dat de akte notarieel is en door de notaris is gepasseerd. Hoe het voorbereidende gesprek is gevoerd verandert daar niets aan.

Zijn jullie een echt notariskantoor?

Ja. NotarisVandaag is een officieel notariskantoor en lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. De notaris stelt elke akte persoonlijk op en controleert die.

Moet ik echt naar kantoor komen?

Ja. Ondertekenen gebeurt in persoon bij de notaris in Utrecht. Juist die stap geeft de akte zijn kracht. Tekenen met een volmacht kan bij ons niet.

Mag mijn zoon of dochter het formulier voor mij invullen?

Nee. Je doorloopt het adviesgesprek zelf. Lukt dat niet, dan is een fysiek adviesgesprek de aangewezen route.

Moet ik vooraf betalen?

Nee, nooit. Ook niet gedeeltelijk.

Wat kost het?

Dat verschilt per akte. Alle tarieven staan bij elkaar op notariskosten: wat kost welke akte.